项目管理指南

项目管理软件

项目管理软件概述

团结你的团队,让他们作为一个整体工作是你的项目成功的组成部分. 但是没有适当的项目管理软件, 你可能会加倍努力,而不是优化它们. 想想看,你花在处理电子表格和管理塞满邮件的收件箱上的时间. 有了正确的工具,你可以更有策略地利用你的资源.

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为更有效地管理工作而设计的工具有两组:工作管理/协作工具和个人生产力工具.

项目管理工具可以因团队而异, 但大多数是帮助用户规划的计算机程序, execute, 并在一个集中的虚拟地点管理项目.

您可以将项目管理软件用于以下任何一种:

  • 项目计划
  • 项目调度
  • 资源分配和容量规划
  • 预算和监控项目成本
  • 项目组合管理
  • 业务流程管理
  • 工作流程管理
  • 质量管理
  • 存储和共享文档和项目记录
  • 创建和发布项目报告 
  • 跟踪项目任务实际花费的时间
  • 分析趋势和预测

谁应该使用项目管理工具?

任何管理项目的人都可以从项目管理软件中受益. 即使你不运行正式的项目,也没有“项目经理”的头衔,项目管理软件仍然是有用的.

许多不运行正式项目的公司使用软件进行计划, organize, track, monitor, 执行他们的工作.

这些工具有许多不同的形式,就像项目本身一样. 例如, 你的一些计划可能是简单的过程,只涉及到你和另一个人, 而有些则需要多个团队花费数月(甚至数年)才能完成. 这里有三种工具可以帮助管理任务和团队合作.

A. 实时即时通讯工具

一个可以让人们与远程同事实时交谈或视频聊天的工具对于任何业务都是必不可少的. 你需要在会议上倾听同事的声音, 如果你也能看到它们就更好了(因为, beat365官方app下载都知道, 在这些情况下,非语言交流也同样重要).

即时通讯市场竞争激烈. Slack, Zoom, 谷歌视频群聊, Skype, Chatter, Facebook Messenger以及越来越多的移动优先应用程序主导了这一领域.

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B. 知识库的工具

想象有一个地方可以储存你的团队的综合智慧, 所有成员都可以通过一个可搜索的数据库访问. 您可以使用内部博客或wiki等知识库工具来完成这一任务 里克可以做得很好). 这些工具使您能够记录过程并记录专门知识或最佳实践,以便与团队共享, 所以所有人都可以获得信息.

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C. 文件共享工具

要协作工作,您需要一种轻松共享文件的方法. 

你可以在邮件里加文件,但是 非常沮丧 因为它经常导致问题和浪费时间. 文件共享工具允许您轻松地保存、同步和与您的团队共享文件. 有很多选项可供选择,包括Box、Dropbox、OneDrive和谷歌Drive——所有这些都有 直接与Wrike整合. 如果您使用wrke,您可以轻松地将这些服务中的文件附加到您的任务中.

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个人生产力工具

普通工人是 每11分钟分心一次. 排除干扰,专注于工作是一件很有挑战性的事情, 这就是为什么许多人求助于有用的生产力工具. 提高效率的应用程序可以扼杀提醒和通知功能, 强制您一次只关注一个浏览器标签页, 淹没你周围办公室(或家庭办公室)的噪音, 组织你的工作. beat365官方app下载在这里列出了10个有用的工具: 10个免费的提高效率的应用程序.

However, 许多组织发现这些工具不够灵活,不能适合每一种类型的项目. 仅使用电子邮件和群组信息进行项目管理会导致信息丢失, 文档版本控制问题, 对优先级和任务依赖性缺乏清晰的界定. 这就是项目管理软件发挥作用的地方.

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为什么要使用项目管理软件?

在没有适当软件的情况下管理一个项目是可能的, 但这将增加过程中出现错误和效率低下的风险. 项目管理软件可以简化可见性和协作.

虽然可以使用电子表格来跟踪项目, 这需要大量的时间和精力. 手动更新电子表格会增加出错和错误的风险, 团队的其他成员可以看到更新, 电子表格必须重新保存并重新上传到一个中心位置.

项目经理在使用电子表格时可能遇到的其他问题包括:

  • 同一文件存在多个版本, 导致混淆哪个是最准确和最新的
  • 无法同步信息,让人们可以实时地一起工作
  • 潜在的安全问题,由于电子表格被上传和下载多次在多个地方
  • 难以及时记录开发和更新

项目管理软件将帮助您克服所有这些问题.

Here are 15个额外的原因 人们为什么选择使用项目管理软件:

  • 您可以轻松地从旧的文件和模板创建新的项目和任务.
  • 对现有项目和任务的修改会自动更新到任何链接的任务上, 依赖关系, 以及其他实时变量.
  • 您可以构建报告和指示板来帮助您可视化项目性能.
  • 与手动跟踪方法相比,丢失进度的风险更小.
  • 涉众可以查看实时进度和报告.
  • 在一个地方看到所有的东西,可以让您更清楚地了解项目的整体健康状况.
  • 您可以设置提醒,以通知您新的或过期的任务.
  • 以前项目的经验和文档可以存储在一个集中的位置.
  • 您可以集成应用程序,如Dropbox, OneDrive和谷歌驱动器,以提高效率.
  • 您可以协调任务和自动化工作流,以便团队成员知道何时开始工作.
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项目管理软件有什么好处?

项目管理软件 对所有公司都有利吗 管理项目,不管组织规模或行业. 该软件提供了任何人都可以使用的项目计划和资源管理功能, 包括那些不运行正式项目的企业.

任何需要有效评估方法的公司, planning, tracking, delivering, 采用项目管理软件可以为他们的服务计费. 它允许你创建, implement, 为您的团队和业务管理高效和优化的流程.

以下是实施项目管理软件的三个主要好处:

集中

项目管理软件为您的团队创建一个中心工作空间和知识库. 集中化使得跟踪任务和项目更加容易,减少了混乱和不准确性. 

这种可见性 改进未来项目的计划和评估. 时间日志可以让你回顾过去的项目,并预测具体任务将花费多长时间, 帮助您计算计费小时. 您还可以使用这些信息来确定潜在的项目是否有利可图.

项目软件还减少了手动跟踪和编译数据所需的劳动和时间. 用手工方法,如电子表格, 总有人为失误的风险, 延迟更新, 一个文件有多个版本. 有了软件,你可以很容易地维护单一的真相来源.

协调

项目管理软件可以帮助团队协调任务和自动化工作流程. 它会在团队成员需要开始工作时通知他们, 这减少了延迟和中间人的需要.

项目管理软件还提供了对进度、障碍和成功的洞察. 一号 小型企业项目软件的好处 是时间跟踪. 了解每一分钟都花在哪里可以帮助小企业主识别和消除瓶颈. 此功能还允许及早识别延迟和问题. 

没有一个集中的协调和知识共享基础, 你和你的团队可能会成为错误文件的受害者, 误解, 猜测责任和进展. 项目管理软件确保质量不会受到影响,任务花费的时间不会超过必要的时间.

沟通

简化沟通是项目管理软件最重要的好处之一. 企业 比以往任何时候都更依赖远程团队、合同工和自由职业者. 企业能够做到这一点正变得越来越重要 有效沟通 与办公室内外的团队成员交流. 

使用基于云的项目管理软件, 虚拟团队和涉众可以从任何地方登录到您的中心工作区, at any time. 这种全天候的连接使您能够轻松地跨越国家和时区进行交流. 

项目管理软件为所有关键方提供即时的更新访问, 进度报告, 以及项目通知,不管它们在哪里. 利益相关者再也不用等着别人用电子邮件发送陈腐的报告了. 一个集中的中心让每个人都可以对任务留下反馈, 消除长时间, 难以追踪邮件线程.

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如何选择最佳的项目管理软件

市场上有许多类型的项目管理软件, 但是,为你和你的团队选择正确的选择是至关重要的. Here are 一些需要问的问题 在评估项目管理软件选项时:

  • 我的团队会使用它吗?
  • 多个部门可以使用它吗?
  • 它是否支持透明和清晰的沟通?
  • 它是灵活的?
  • 您可以生成自定义报告吗?
  • 它是否容易(且安全)地允许外部通信/用户?
  • 它是否与beat365官方app下载使用的其他工具相结合?

在选择软件时要考虑的最重要的事情之一是长期战略. 让您的团队熟悉和适应项目管理软件需要时间和资源. 你要确保你选择的是一个能够成长和适应你的团队的人,而不是限制他们.

什么时候应该投资于项目管理软件?

当您看到错过最后期限时,投资于项目管理软件是有意义的, 流程分崩离析, 沟通出现了问题,但在那个时候, 现在可能已经太晚了. 毕竟,当你到达那个阶段的时候,你已经遭受了负面影响. 

为了获得最好的结果,您应该在软件变得至关重要之前进行投资. 虽然很难预测你什么时候会超越更基本的工具, 像电子表格以下三个迹象表明,现在是投资的时候了.

Growth

决定投资项目软件的一个重要因素是 增长率 你的生意正在进行. 如果您的项目和团队的规模或数量正在增长, 您可能需要项目管理软件. 随着团队的成长和地域的分散,沟通变得更加困难. 您可能还需要采用新的协作方式,例如 异步通信如果没有合适的工具,这就更加困难.

在计划扩展业务时,项目管理软件也是有益的. 如果你的业务规模更大, 更复杂的项目, 您将需要采用更健壮的项目管理工具. 业务增长需要自动化重复的管理任务. 在你成长的过程中,如果没有有效工作的方法,你将不必要地浪费金钱和精力.

随着您的成长,流程也会变得更加复杂, 因此,拥有一个管理所有部分和涉众的工具是至关重要的. 您不希望错过关键的项目任务或忽略任何问题——这可能是项目成败的关键.

随着公司的发展,敏捷性也是必不可少的. 需要改变过程和方法是很自然的, 项目管理软件可以支持您的整个过程,以最小的返工和没有丢失的历史数据.

相互依存

在小公司,员工可以单独工作,也可以在同一地点的小团队中工作. 随着企业变得更大、更多样化,这种情况发生了变化, 合作的复杂性和需求也在增加.

即使你的组织没有增长, 功能结构或物理位置的变化可以表明对项目管理软件的需求. 如果您开始雇用承包商或远程工作人员,沟通和集成将变得更具挑战性.

增加与利益相关者(如供应商)的外部合作, suppliers, 客户也可能会增加项目的复杂性. 例如, 如果你承接的项目需要一个分包商完成35%的工作, 如果没有合适的软件和流程,管理和监督很快就会变得困难.

Efficiency

没有项目管理软件, 员工花更多的时间做手工工作,比如将数据输入电子表格. 这不仅需要提前花费更多的时间, 但它也增加了由于错误和错位数据而返工的可能性.

项目管理软件减少了手工和重复性任务的需要, 让你的团队有更多的时间进行分析和规划. 这一功能还有助于确保它们不会超载,让人们参与其中并感到快乐.

毕竟,人们往往对自己的工作更有满足感 当他们做一些有价值的事情的时候,而不是一遍又一遍地完成小的、重复的任务. 当他们的电子表格崩溃时,没有人会高兴, 他们弄丢了花了三个小时研究的报告.

如果您的团队成员越来越难以承受不断增加的工作负载,简单的工具在大型和复杂文件的重压下崩溃, 现在是投资项目管理软件的时候了.

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工作管理软件的成本是多少?

项目管理软件的价格, 或者有时被称为工作管理软件, varies. 因素包括:

  • 软件供应商. 不同公司的成本可能相差很大.
  • 软件的功能. 并不是所有的软件解决方案都具有相同的功能. 例如,供应商可能提供一个基本的包以及一个更高级的解决方案.
  • 你的生意规模. 项目管理软件的成本因用户数量和存储空间大小的不同而不同.

大多数项目管理软件供应商提供几种不同的打包选项, 按业务规模或附加功能分开. Check out 顶级软件供应商 并审查他们的价格,看看哪些包满足你的需求. 

市场上有很多免费的项目管理软件, 但这些经常会出现 隐性成本. 许多免费选项不提供培训和支持, 这意味着你需要花更多的钱来实现和维护系统,而不是付费解决方案.

没有项目管理软件也会带来成本. 正如beat365官方app下载在上一节中谈到的, 没有项目管理软件, 你将增加完成任务的时间和出错的机会, 这需要你花钱.

项目管理软件使得沟通和协作变得轻而易举. 当你考虑到糟糕的合作和沟通 会让你的公司损失高达62美元.4 million 每年,即使是最昂贵的项目管理软件也开始变得非常实惠.

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选择项目管理软件时的关键特性

当您的团队采用项目管理工作流时,可能需要具有某些特定功能的工具. 以下是一些需要注意的事项:

  • 实时协作:项目管理软件应该允许团队成员和涉众之间的实时协作. 用户应该能够同时访问和更改系统.
  • 共享和存储文档:您的项目管理软件应该允许存储和共享文档, 为您的项目提供知识存储库.
  • 成本管理:您的软件应该帮助您跟踪和报告成本,以及监视潜在的超支.
  • 报告:可定制的报告和仪表板允许实时报告. 您应该能够根据对您很重要的标准进行筛选和格式化.
  • 易用性:如果系统太复杂,你的团队就不会想要使用它.
  • 模板创建:您应该能够创建和自定义模板,这样您就不必从头构建每个项目和活动.
  • 警告标志:当事情偏离轨道时,系统应该触发警报或警告, 例如当一个活动延迟时.
  • 日程安排:您将需要一个软件系统,它允许您创建日程基准,并根据它监控您的实际日程安排.
  • 时间管理:需要在系统中跟踪实际工作时间,以监控进度,并管理劳动力成本和资源.
  • 资源分配:您应该能够分配资源角色(i.e.,会计)和个人(i.e.系统中的任务.
  • 定制:软件应该足够灵活,以适应组织的各种项目和过程以及团队的工作方式.
  • 控制和治理:虽然多功能性是必不可少的, 系统还需要有足够的控制和限制,以确保数据的安全,并跟踪和记录批准.
  • 集成能力:软件应该与其他业务系统集成, 比如你的财务管理系统.
  • 独特的日历:您需要能够更改日历以反映您的工作日和工作时间,并更新日历以反映任何关机期或假期.

50个主要项目管理软件特性

  1. 请求形式
  2. 工作分配
  3. 资源管理
  4. 时间跟踪
  5. Scheduling
  6. Folders
  7. 自定义字段
  8. 重复任务
  9. 可定制的模板
  10. 甘特图
  11. 看板
  12. Filters & search
  13. 现场支持
  14. Free trial
  15. 培训资源
  16. Mobile app
  17. Desktop app
  18. Calendar
  19. 容量规划
  20. User, role & 访问管理
  21. 活动提要
  22. Inbox
  23. 通知
  24. Comments
  25. API
  26. Rich text
  27. Security
  28. Reporting
  29. Dashboard
  30. Automation
  31. 客人评论
  32. 文件共享
  33. Task views
  34. 协作编辑
  35. 数字资产管理
  36. 自定义工作流
  37. Email & 聊天的集成
  38. 自定义工作区
  39. Adobe Creative Cloud扩展
  40. 依赖关系管理
  41. 数字文件的标记
  42. Proofing & approvals
  43. Tasks & projects
  44. Milestones
  45. 预算跟踪
  46. Performance & reliability
  47. “要做事情清单”
  48. 任务优先级
  49. 版本控制
  50. 基于云计算的存储
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Conclusion

项目管理软件可以为您的企业提供显著的利益和成本节约. 如果您已经准备好体验简单而强大的项目管理软件的所有优点, 一定要选择一个值得你投资的工具.