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为什么我应该在项目管理软件中使用请求表格?

请求表单允许您在工作请求进入时捕获它们. 这些表单还允许您建立提交的正式流程, 跟踪, 评估, 实现这些请求. 使用请求表单, 项目团队可以成功地控制整个端到端工作请求过程. 

项目管理软件请求表单通常由两个主要部分组成:

  • 请求表单生成器,管理员使用它来创建和编辑表单模板
  • 请求者使用的提交表单

请求表格可用于提交任何类型的工作请求,包括以下内容:

  • 启动一个新项目
  • 添加新的工作范围
  • 改变项目
  • 开始下一个工作阶段
  • 开始一项新任务

每个请求类型都有不同的表单模板. 选中的表单将提供必要的问题,以回答成功提交的请求.

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请求表单可以捕获简短的回答文本, 段落, 下拉菜单, 数字, 百分比, 货币, 和日期保存到自定义字段.

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每个表单还允许请求者分配适当的任务或负责完成工作的项目所有者. +, 即使是简单的项目管理软件也应该提供支持优先级的特性, 跟踪, 维护工作请求表格. 

为什么请求表单很重要

没有请求表格和a 标准化 请求过程,工作请求往往通过许多渠道,包括:

  • 正式的会议
  • 走廊里谈话
  • 即时消息
  • 电子邮件

允许请求通过多个, 不协调的渠道会造成错过的风险, 重复的, 甚至是相互冲突的请求. 此外,这些无组织的请求通常不能预先提供您需要的所有信息.

使用请求表单可以确保提供所有必要的细节, 这样你就可以保持条理,并获取评估和执行工作所需的信息. 这是至关重要的,因为不完整的需求是其中之一 项目失败的主要原因

另外,没有一个 有组织的集中式流程在没有进行适当的影响评估或批准的情况下,可能会做出改变. 请求表单支持正式形式, 协调的流程,可以为通过的每个请求遵循. 表单还确保了任务的合理安排和优先级. 它们有助于简化接收工作流程 添加结构 整个工作请求流程.

请求表单还使请求流程清晰,以便每个人都确切地知道需要做什么. 例如, 项目管理软件请求表单可以让请求者看到他们的请求在评估过程中处于什么位置(如果它还没有被批准的话). 使用标准的表单和流程还可以确保将请求添加到适当的项目或工作区域,并减少请求丢失的机会.

在项目管理系统中放置这些表单和过程,可以将它们集中到所有涉众都可以监视的地方, 如何改善沟通和问责. 团队成员不仅可以看到他们正在做什么, 也知道其他人在做什么, 接下来是什么. 任何访问项目管理软件的人都可以实时跟踪请求进度.

什么是动态请求表单?

动态请求形式 提供更健壮的请求流程. 这些表单确保您的团队捕获所有重要的任务信息,而不会提出任何不必要的问题,方法是根据请求者在填写表单时提供的信息更改表单问题.

动态表单允许团队根据请求类型和请求者的角色创建特定的问题流. 例如, 工程师要求更改设计的问题应该与采购人员要求更改供应商交货的问题不同.

当您的请求表单可以自动修改字段以匹配请求类型时, 它简化了整个过程, 节省请求者填写无关字段的时间, 并确保该请求类型所特有的任何字段不会被遗漏.

与动态的形式, 您的系统管理员可以根据某人在提交请求时选择的响应选项定制请求表单. 当请求者选择特定的下拉选项时, 可以将动态表单设计为触发额外的请求字段和后续问题.

例如,可能会询问请求者更改是否对预算有影响. 当他们回答“是”的时候,会触发一个额外的字段,请求更多关于估计金额的信息.

动态请求表单还可以在特定的下拉答案或复选框选项被选中时向请求添加额外的受让者. 例如, 如果创建一个请求来要求进行产品测试, 它可以被设计成自动分配您的主项目测试人员.

这个特性确保工作总是分配给正确的人, 即使请求者不知道谁应该为此负责. 它还可以自动将正确的信息发送给正确的人, 因此,请求者不必每次都说出工作流中每个人的名字. 该特性允许请求自动遵循标准审批路径和通知通道.

用于创建新项目的请求, 如果选择了特定的下拉选项,还可以指定使用特定的模板. 如果您的公司处理多种类型的项目,这是有益的. 一个软件设计项目可能有一个不同于产品开发模板的模板.

动态请求表单的其他特性包括:

  • 自动设置创建任务或项目的开始或结束日期,以匹配您请求的日期.
  • 在可视化仪表板中分段和监视请求类型.
  • 报告, 聚合, 并将请求表单中的自定义字段响应分析为报表,报表可以显示项目总数和项目或任务的平均数值数据.
  • 使自定义字段能够立即显示在项目或任务中,以便于参考.
  • 确保数据仅与具有适当访问权限的软件用户安全地共享.

可以从外部访问请求表单吗?

一个常见的问题是项目管理系统或组织以外的人员是否仍然可以访问请求表单. 有了正确的项目管理软件, 任何有链接的人 请求表单应该能够访问它、填写它并提交它.

此功能允许任何人成功提交自己的请求, 即使他们不是注册用户. 因此, 主题专家或不需要在项目管理软件中的涉众仍然可以在不依赖其他人提交请求的情况下提出请求.

外部客户 还可以使用表单提交请求吗. 如果你正在进行用户测试或客户验收, 这使得他们可以很容易地请求修复或更改.

+, 它使您能够围绕请求维护相同的控制和流程管理, 无论他们来自谁:不再需要应付来自供应商或客户的电子邮件和电话,要求新的范围或项目更改. 

当使用到请求表单的URL链接时,外部用户将被要求输入他们的姓名和电子邮件地址. 一旦它完成, 他们将收到一封电子邮件确认,通知他们他们的请求已成功提交. 此通知允许请求者确信请求已被接收并将被适当地处理.

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